Een van de afdelingen van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport wilde samen met al haar medewerkers een koersdocument voor de komende drie jaar opstellen. BLdP werd gevraagd om hier een participatieaanpak voor te ontwikkelen en de medewerkers te begeleiden. Het koersdocument moest antwoord geven op vragen als: Hoe kunnen we als afdeling inspelen op te verwachten maatschappelijke veranderingen? Wat is de weerslag daarvan op de afdeling? Waar moeten we als afdeling op in gaan zetten en in investeren?

Complex werkveld

De afdeling begeeft zich in een werkveld met een veelheid aan complexe vraagstukken, veel stakeholders, veel belangen, een groot aantal beleidsprioriteiten, etc. Daardoor was het lastig om te overzien waar de koers zich op moest richten. Onze aanpak had tot doel te helpen met focussen, prioriteiten te stellen en met elkaar aan concrete oplossingen te werken voor die belangrijkste vraagstukken.

Inzicht in wensen en behoeften

We zijn gestart met een uitgebreide deskresearch. Uit die documenten maakten we een eerste selectie van huidige en toekomstige vraagstukken voor de afdeling. Het bureau-onderzoek leverde ongeveer dertig vraagstukken op, die het startpunt vormden voor een serie bijeenkomsten met medewerkers. Via een snelkookpanmethode heeft de afdeling in een korte tijd een keuze gemaakt voor drie centrale vraagstukken die een plek moesten krijgen in het koersdocument.

Vervolgens zijn medewerkers onder onze begeleiding in werkgroepen aan de slag gegaan met een verdere uitwerking van die centrale vraagstukken. Zo hebben ze elkaar geïnterviewd om te ontdekken wat nu precies het vraagstuk is. Er is gebrainstormd over oplossingsrichtingen voor de korte en de langere termijn en zijn enkele oplossingen uitgewerkt in een tastbaar prototype. Dit zorgde voor een gedeeld beeld en leverde een concreet resultaat op dat getoetst kon worden bij de collega’s.

Voor iedere stap zorgden we voor een creatieve invulling. De werkwijze zorgde voor focus in de vele ambities én een groter inzicht in de wensen en behoeften van de medewerkers. Uiteindelijk zijn deze opbrengsten verwerkt in de nieuwe koers van de directie voor de komende drie jaar.